Gestire le trasferte dei dipendenti si rivela un’operazione che può non essere semplice, per le aziende, in quanto comporta una serie di valutazioni e accorgimenti.
Che si tratti di una visita a un cliente, di un evento aziendale o di una missione operativa fuori sede, è importante avere ben chiaro cosa risulta oggetto di rimborso e cosa invece non lo è, così da risultare in regola con le norme in vigore.
In questo articolo vediamo quali sono le principali spese rimborsabili in occasione di una trasferta dei dipendenti, soffermandoci in particolare sul calcolo rimborso chilometrico e sui sistemi previsti dal TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi). Offriremo inoltre alcuni consigli pratici per una gestione efficace.
Quali sono le (principali) spese rimborsabili
Prima di entrare nel merito su quali sono le spese di trasferta, occorre fare chiarezza su un aspetto concettuale. Il termine trasferta viene sovente confuso con quello di trasferimento, ma non indica esattamente la stessa cosa, a fronte di un’accezione differente.
Il trasferimento implica un cambiamento definitivo o perlomeno prolungato del luogo di lavoro, mentre la trasferta sottintende un’attività lavorativa temporanea svolta in una sede diversa da quella abituale. Solo quest’ultima comporta un rimborso spese.
Ma quali sono i costi che possono essere rimborsati in questo tipo di situazione? Ecco una panoramica di quelli più comuni:
- Spese di viaggio, come biglietti di treno, aereo, taxi o altri mezzi pubblici.
- Spese di vitto, ovvero relative al consumo dei pasti.
- Spese di alloggio, nel caso in cui il dipendente debba pernottare.
- Spese accessorie, ad esempio pedaggi autostradali, parcheggi, ecc.
Uno degli aspetti che occorre preventivare, quando un dipendente si reca in trasferta, è quello del rimborso chilometrico, il quale si applica quando il collaboratore utilizza un proprio mezzo per gli spostamenti. Stabilire con precisione fin dall’inizio quali strumenti adoperare per conseguire un calcolo preciso e quali sono le condizioni da rispettare risulta imprescindibile per ottenere informazioni precise ed evitare incomprensioni tra le parti.
I sistemi di rimborso ammessi dal TUIR
Esistono tre tipologie di sistemi di rimborso chilometrico: forfettario, analitico e misto. Quelli previsti dal TUIR però sono soltanto gli ultimi due. Vediamo quali sono le caratteristiche di tutte e tre le modalità:
- Rimborso forfettario: in questo sistema l’azienda stabilisce per il collaboratore una cifra fissa rimborsabile a livello giornaliero, con la quale si impegna a coprire la totalità delle spese. Questa soluzione denota una gestione piuttosto semplice, ma, proprio perché molto generica, difficilmente rispecchia le esigenze reali del collaboratore.
- Rimborso analitico o a piè di lista: in questo caso il dipendente deve presentare la totalità della documentazione per le spese sostenute (scontrini, ricevute, biglietti ecc.) per le quali ottiene il rimborso per i costi effettivamente sostenuti durante la trasferta. Questa soluzione è di per sé più efficiente ma più complessa da gestire. È infatti fondamentale assicurare la perfetta tracciabilità delle spese: ogni uscita deve essere documentata con mezzi di pagamento tracciabili (quindi non in contanti) e conservata per eventuali controlli.
- Rimborso misto: questa soluzione si rivela una combinazione delle due modalità precedenti. Per le spese come quelle di vitto, alloggio e trasporto ci si avvale del metodo analitico; per le altre viene predisposta un’indennità di trasferta.
Gli strumenti per ottimizzare la gestione delle spese di trasferta
Per ottimizzare la gestione delle spese di trasferta – e avere la certezza di risultare in regola in caso di controllo da parte delle autorità competenti – occorre dotarsi di strumenti capaci di rendere il processo più semplice, veloce e chiaro per tutti.
Dal punto di vista pratico, occorre stabilire – tramite accordi aziendali – le regole e le procedure da seguire per entrambe le parti, individuando quali spese sono ammesse, entro quali limiti, con quali modalità di rimborso. Un simile approccio presenta il vantaggio di eliminare alla radice dubbi e disguidi, cosa fondamentale sempre e ancora di più qualora le trasferte del dipendente fossero frequenti.
Per quanto riguarda la registrazione delle spese e la gestione delle note spese, oggi esistono alcuni strumenti capaci di fare la differenza, frutto degli sviluppi delle nuove tecnologie digitali.
Si tratta di soluzioni in cloud che permettono ai dipendenti di caricare le foto scontrini e ricevute direttamente dal proprio smartphone e compilare il giustificativo, dichiarando la spesa sostenuta e inviare tutto in pochi clic all’ufficio amministrativo.
Questo tipo di programmi, che sono fruibili sia tramite app mobile che da software per PC, velocizzano il processo a tutti i livelli: oltre che nell’inserimento dei dati, anche nella verifica e approvazione della spesa, riducendo il margine d’errore e agevolando la comunicazione tra lavoratore e azienda.
