Grazie ad alcune funzioni speciali possiamo proteggere un documento Word dalla modifica di alcune parti, lasciando il resto modificabile come sempre.
Se stiamo collaborando alla stesura di un documento e le persone con cui lo facciamo non hanno ancora imparato a sfruttare la potenza del Cloud, i fraintendimenti sono all’ordine del giorno. Per fortuna esiste un modo di proteggere un documento Word dalla modifica esclusivamente di alcune parti, lasciando la possibilità di modificare tutto il resto.
Il sistema che proponiamo è diverso dalla protezione completa che Word ci permette di realizzare, e per la verità è un metodo che presenta un livello di sicurezza piuttosto basso. Ma è più che sufficiente a scoraggiare chi è inesperto ma ha le mani lunghe, e per far capire a chi prenderà in mano il documento dopo di noi che ci sono alcune parti da non toccare.
Come proteggere un contenuto specifico in Microsoft Word
Microsoft Word possiede una funzione che permette a noi utenti di tramutare alcune parti di un documento in testi di sola lettura. L’attributo di sola lettura non permette all’utente di modificarne in alcun modo i contenuti.
Per poter fare ciò apriamo il documento word che vogliamo proteggere e facciamo clic sulla voce revisione. Nella parte destra del pannello cerchiamo la voce proteggi e facciamoci clic sopra per aprire una piccola finestra a tendina.
Qui selezioniamo la voce limita la modifica.
A questo punto nella parte destra dello schermo comparirà una colonna specifica chiamata limita modifica. Qui potremo scegliere quali tipologie di limitazioni applicare: mettiamo la spunta su restrizioni alle modifiche e poi selezioniamo dal menu a tendina la voce nessuna modifica (sola lettura).
A questo punto selezioniamo col mouse le parti del documento per cui non vogliamo applicare questo genere di limitazioni.
Adesso, dalla sotto sezione eccezioni possiamo definire quali utenti potranno modificare le sezioni da noi definite. Se gli utenti non appaiono nel riquadro gruppi possiamo far clic su altri utenti e digitare i nomi degli utenti, separati di volta in volta da punto e virgola.
Una volta che abbiamo selezionato tutto ciò che era di nostro interesse torniamo al pannello sulla destra e scorriamo verso il basso fino a trovare la voce applica protezione.
Facciamo clic sul pulsante si, applica protezione per vedere apparire un avvertimento sotto forma di finestra.
Inseriamo una password di protezione, confermiamola, e poi facciamo clic su ok.
In alternativa mettiamo la spunta su autenticazione utente per far si che soltanto chi ha creato il documento (e chi appartiene alle eccezioni sopra descritte) possa rimuovere le limitazioni.
Se avremo fatto tutto in maniera corretta vedremo Word evidenziare in giallo, con delle parentesi quadre, le sezioni ancora modificabili del documento.
Il pannello di destra sarà leggermente cambiato. Potremo notare una nuova opzione che ci permetterà di passare da una sezione modificabile all’altra semplicemente cliccando su trova successiva area modificabile.
Se vogliamo togliere, per qualche motivo, l’evidenziazione allora eliminiamola spunta dalla voce evidenzia le aree modificabili.
Per poter rimuovere la modalità di sola lettura applicata a parti del documento, dalla colonna limita modifica, facciamo clic su rimuovi protezione nella parte bassa dello schermo.
Inseriamo la password nella finestra (se l’avremo precedentemente immessa quando richiesto) e facciamo clic su ok.
Ora potremo inviare tranquillamente il documento a chi vogliamo avendo la certezza che solo alcune sezioni siano modificabili dal prossimo.
