La fine delle restrizioni introdotte durante il periodo più duro della pandemia per limitare i contagi ha permesso alle varie imprese di tornare ad organizzare le trasferte aziendali.
Quella che doveva essere una ripresa, però, ha dovuto fare i conti con una realtà completamente diversa rispetto a prima, con l’inflazione che ha fatto schizzare alle stelle i prezzi dei carburanti, ma anche quelli relativi ai servizi correlati: pedaggi, manutenzione dei mezzi, cibo, alloggio e così via.
È diventato ancora più importante, quindi, trovare il modo migliore per gestire le spese di viaggio ed i relativi rimborsi. La soluzione è rappresentata dalla gestione automatizzata: solo attraverso la digitalizzazione e la semplificazione è possibile ridurre il rischio di spreco delle risorse aziendali. I sistemi tradizionali manuali, infatti, devono scontrarsi con regole poco precise e con enormi difficoltà di tracciamento delle spese effettivamente sostenute da dipendenti e collaboratori.
I problemi legati ad una cattiva gestione delle spese di viaggio
Purtroppo molte imprese non hanno una vera e propria policy aziendale relativa alle spese di viaggio ed ai loro rimborsi: una situazione del genere genera dubbi e libere interpretazioni. Se a questo si aggiunge la mancanza di un canale unico per la trasmissione dei dati, la necessità di gestire documenti in formato cartaceo e l’utilizzo da parte di dipendenti e collaboratori di strumenti di pagamento poco efficienti, le difficoltà nella gestione delle spese diventano ancora più grandi.
Queste difficoltà possono portare ad un grande spreco di tempo per quanto riguarda il dipartimento finanziario, che può impiegare centinaia di ore all’anno per effettuare i controlli, registrare le spese, contabilizzarle ed erogare i rimborsi. Inoltre, il rischio di errore è molto alto e c’è il serio pericolo di sprecare anche i fondi aziendali o di creare dei disagi ai dipendenti che hanno sostenuto quei costi.
I vantaggi della gestione automatizzata
Nel corso degli ultimi anni sono stati fatti degli enormi passi in avanti per quanto riguarda la digitalizzazione e molte imprese hanno fatto degli investimenti importati sotto questo punto di vista. Ci sono però degli ambiti in cui si è rimasti un po’ indietro: in Italia l’adozione di strumenti per i pagamenti elettronici non è ancora molto diffusa. Eppure l’impiego di soluzioni digitali per la gestione delle spese e dei relativi rimborsi potrebbe portare enormi vantaggi.
Innanzi tutto c’è un maggiore controllo dei fondi aziendali, visto che le spese possono essere monitorate in tempo reale. Ma digitalizzazione significa anche semplificazione: la rendicontazione delle spese diventa molto più facile ed il calcolo e l’erogazione dei rimborsi risulta essere più rapida e precisa. Il risultato: meno sprechi di fondi, meno frodi da parte di collaboratori poco onesti, meno tempo sprecato dall’amministrazione, rimborsi più veloci (e quindi dipendenti più felici).
La piattaforma di Soldo per le spese di viaggio ed i rimborsi
Molte imprese per automatizzare e semplificare il lavoro, hanno scelto di gestire le spese di viaggio con Soldo, piattaforma che consente di ottimizzare le attività e i rimborsi in modo pratico e sicuro. Tramite la sua interfaccia le spese possono essere controllate in tempo reale. Si possono integrare anche le carte di pagamento aziendale che vengono fornite ai dipendenti, per le quali è possibile creare dei fondi speciali e dei budget personalizzati.
La piattaforma è collegata anche all’app che i dipendenti possono utilizzare per scattare ed inviare le foto di scontrini, ricevute e fatture. Si crea in questo modo un canale unico di trasmissione, con l’archiviazione e la rendicontazione immediata di tutte le spese sostenute durante la trasferta. Infine è doveroso fare un accenno alle spese per il carburante, che ultimamente sono diventate più rilevanti che mai: le carte carburante Soldo possono essere usate presso tutti i distributori, quindi permettono di scegliere le pompe che propongono i prezzi più bassi, riducendo ulteriormente gli sperperi.
