Gli strumenti di collaborazione per l’ufficio sono un toccasana per ridurre inefficienze e lavorare in modo più effciente.
Don’t work hard, work smart – Non lavorare duro, lavora in modo intelligente. Un adagio molto caro al mondo anglosassone, che nasconde una verità. Purtroppo spesso siamo convinti che l’unico modo per ottenere più risultati sia lavorare più duramente. Gli strumenti di collaborazione per l’ufficio invece sono perfetti per chi ha capito che il miglior modo per ottenere più risultati è ridurre le inefficienze.
Strumenti di collaborazione, ecco i migliori
Utili sia per gli uffici tradizionali sia per lo smart working, questi strumenti permettono di seguire progetti, impostare scadenze e tenere traccia delle lavorazioni di qualsiasi tipo. Alcuni possono essere usati come semplici chat aziendali, mentre altri sostituiscono anche gli strumenti di analisi di processo, al posto dei più antiquati diagrammi di Gantt, per esempio.
Asana, collaborazione smart in pochi minuti
Partiamo con uno dei più noti, ovvero Asana. Questo strumento di collaborazione consente ai membri del team di rimanere concentrati sugli obiettivi da raggiungere e dà in questo modo una grossa mano alle aziende, aiutandole ad aumentare la produttività.
Fin dai primi utilizzi possiamo notare come l’interfaccia utente sia molto intuitiva e semplice da impostare. Allo stesso modo, anche la definizione di nuovi obiettivi e di attività da svolgere è semplice e richiede solo qualche secondo.
Zoom, perfetto per i meeting online
Un altro strumento che dobbiamo conoscere è Zoom. Questo è specializzato in particolare nelle videoconferenze e ci consente di organizzare degli incontri virtuali con un gran numero di partecipanti: fino a 65 persone possono infatti prendere parte alla stessa videoconferenza.
Con un numero così elevato di partecipanti potrebbe essere difficile tenere tutti sotto controllo, e verificare che tutti conservino la giusta concentrazione. La funzione Galleria serve proprio per questo: avremo la possibilità di guardare tutti coloro che hanno preso parte alla videoconferenza.
Trello
Anche Trello merita un posto tra i migliori strumenti di collaborazione aziendale. Possiamo creare rapidamente dei gruppi di lavoro, inserendo tutti i membri dell’azienda che devono giungere a degli obiettivi comuni. Possiamo impostare a questo punto i compiti da svolgere ed anche assegnare compiti particolari a membri specifici del gruppo.
La forza principale di Trello è l’estrema semplicità con cui è possibile tenere traccia di qualsiasi task, anche quelli più semplici. Questa caratteristica è alla base del successo di Trello: riduce quasi a zero i tempi di gestione, e per questo può essere usato anche nelle filiere di lavoro molto snelle.
Zapier
Il programma Zapier si configura come strumento per l’automazione del flusso di lavoro. Grazie all’automazione potremo trasformare qualsiasi compito ripetitivo in un task automatico, riducendo notevolmente i tempi di lavorazione.
Il lavoro da remoto diventerà più snello grazie a questo software ed alla possibilità di condividere in pochi secondi delle informazioni essenziali con tutti i membri del team. Per esempio, possiamo fare in modo che tutti i membri di un team ricevano una notifica quando un documento viene aggiornato, oppure salvare automaticamente in una cartella specifica tutte le mail ricevute da un gruppo di colleghi
Cage
Concludiamo la lista dei migliori tool per la collaborazione aziendale con il software Cage. Questo ci consente di creare progetti, impostare dei compiti da svolgere, condividere file con gli altri membri del team, creare annotazioni, tenere traccia della cronologia di modifiche, inviare messaggi a tutto il team del progetto e molto altro.
Per quanto riguarda i costi, come per tutti gli strumenti visti in questa guida possiamo optare per la versione gratuita – che offre comunque una vasta gamma di funzioni – oppure possiamo scegliere di sottoscrivere un abbonamento a pagamento.
Strumenti di collaborazione, non dimentichiamo il Cloud!
Utile soprattutto nei contesti di smart working, ma eccezionale anche per gli uffici tradizionali, nella nostra “cassetta degli attrezzi” per la collaborazione aziendale non può mancare una office suite in cloud. I vantaggi di questi strumenti sono molti, ma il più evidente è senza dubbio la possibilità di collaborare in tempo reale sui diversi file, risolvendo il problema delle versioni, uno dei più complessi da affrontare altrimenti nei flussi di lavoro.
Fonte foto copertina: pixabay.com/it/photos/squadra-team-building-successo-3373638/
