Creare una nota spese in Word, già compilata o da compilare alla bisogna, è un modo facile e veloce per tracciare i costi di un viaggio o una trasferta.

Che sia per viaggi d’affari o per le tasse, a un certo punto potremmo aver bisogno di compilare un modulo di nota spese. Se la nostra azienda o il nostro consulente non ci fornisce un modello standard per farlo, il modo più semplice e veloce è quello di creare una nota spese in Word, anche da stampare in bianco e compilare “al volo” mentre siamo in viaggio.

La buona notizia è che i modelli precompilati di Word sono particolarmente facili da usare e fra i template offerti ci sono anche quelli adatti alla creazione di una nota spese.

Come utilizzare un modello di nota spese in Word

La presentazione della nota spese è un passo obbligatorio di ogni viaggio di lavoro.
Ogni azienda ha le sue regole in termini di rimborso spese ma sostanzialmente tutte si appoggiano ad un documento chiamato nota spese che contiene la lista di spese fatte dal dipendente durante la trasferta.

Prima di iniziare questo procedimento cerchiamo di capire se ci sono delle linee guida da seguire per sommi capi all’interno dell’azienda o se hanno bisogno di un modello specifico. In questo secondo caso la cosa migliore sarebbe, naturalmente, che questo venga fornito dall’azienda, ma diversamente proviamo a costruirne uno.

In ogni caso apriamo Microsoft Word e poi facciamo clic su file nel menu in alto.
Si aprirà una schermata tutta nuova, qui dovremo far clic sulla voce nuovo.

Sulla casella di ricerca con dentro scritto cerca modelli online digitiamo modulo di nota spese di viaggio e clicchiamo invio.

A questo punto nella parte sotto della schermata compariranno diversi modelli; noi assicuriamoci di far clic su quello più simile possibile a quello riportato dallo screenshot che mostriamo qui sotto. Una nota: se non troviamo un modello che ci soddisfa fra quelli che il programma mette a disposizione, proviamo a fare una ricerca anche online, sulla pagina ufficiale dei modelli di Office. Per qualche strano motivo infatti le due liste sono differenti.

Facciamo clic su Crea per generare un documento compilabile sulla base di questo modello.

Compilare o stampare?

A questo punto comparirà a schermo una nuova finestra di Word con dentro un documento fatto e finito. Adesso dovremo modificarne le parti necessari e allineare colori e caratteri tipografici alle preferenze della nostra azienda (semmai ci fossero indicazioni in merito).

Una volta applicate tutte quante le modifiche potremo salvare nuovamente il modello per poterlo riutilizzare direttamente la volta successiva.

Per salvare il modello facciamo clic su file e poi, dalla colonna di sinistra, facciamo clic su salva con nome.  Dalla colonna interna alla finestra facciamo clic su sfoglia e decidiamo attraverso esplora risorse la posizione presso cui salvare il nostro file. Diamo al file un nome riconoscibile ed avremo ottenuto il nostro modello riutilizzabili per la creazione di un documento per le spese.

Naturalmente, come abbiamo accennato all’inizio, possiamo anche stampare il documento senza compilarlo, in modo da avere un foglio sotto mano in cui annotare le spese durante il viaggio.


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