Organizzare un evento è sicuramente una delle attività più avvincenti e allo stesso tempo complesse che ci possiamo trovare di fronte.
La stessa parola evento, ha una serie di implicazioni pressoché infinite: un evento può essere una semplice cena tra amici fino ad arrivare al più importante degli happening pubblici. La bellezza di questa attività infatti risiede nell’enorme quantità di oneri e onori ad essa collegati. Allontanandoci però dalla parte teorica, cerchiamo di capire fattivamente cosa vuol dire l’organizzazione di eventi.
Una società di organizzazione eventi basa la propria attività su tre concetti fondamentali: pianificazione, realizzazione e fidelizzazione.
Pianificazione, realizzazione e fidelizzazione
Nell’ambito che riguarda appunto la progettazione, molti clienti affidano la creazione di un vero e proprio concept ai professionisti prescelti. Facendo un esempio semplice, il lancio di un nuovo prodotto ( auto, moda, attività commerciali…) deve avere un’idea accattivante che possa fare da collante per tutto lo svolgimento dell’evento.
La creazione di quest’idea può richiedere un lasso di tempo lungo e un processo laborioso. La cosa più importante però è che a parte il tempo, ci sia alla base una filosofia ben precisa che possa valorizzare al meglio il nuovo prodotto che si affaccia per la prima volta sul mercato. Una volta trovato il concept, dalle idee bisogna passare ai fatti.
In questo caso le figure coinvolte spaziano dagli allestitori, che hanno il delicato compito di trasformare in oggetto tangibile un’idea. I tempi di realizzazione devono essere rapidi ma con grande attenzione ai particolari. Un ruolo chiave è sicuramente anche quello del project manager Che deve essere una figura di raccordo tra il cliente e la società organizzatrice dell’evento, un filtro fondamentale per rendere rapido ed efficiente il processo di realizzazione.
Le società di organizzazione di eventi si occupano anche di trovare la location migliori per lo svolgimento dell’evento. Anche qui, la scelta deve essere ponderata è perfettamente calzante alla tipologia prescelta.
Facendo un esempio, un evento legato al mondo della moda deve rappresentare nel modo migliore il concetto di unicità legato alla creazione di un capo d’abbigliamento unico sul mercato. Da qui la scelta di spazi spesso neutri che vengono abbelliti con allestimenti creati ad hoc per il committente. Ogni piccolo particolare può fare la differenza come dicevamo all’inizio, un equilibrio perfetto tra responsabilità e divertimento rappresenta il fulcro del fascino presente nell’organizzazione di un evento.
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