Salvare un’email in PDF è un buon modo per archiviarla, se non vogliamo ricorrere ai soliti formati proprietari dei messaggi di posta elettronica.
Se vogliamo salvare un email che abbiamo ricevuto su Gmail per usufruirne mentre non siamo connessi ad internet quello che possiamo fare è sfruttare a nostro vantaggio una delle funzioni presenti su tutti i browser moderni e sui sistemi operativi. Salvare una email in PDF è un modo facile e veloce per archiviarla in modo indipendente dal servizio e soprattutto consultabile anche offline. Possiamo farlo facilmente grazie al modulo di stampa virtuale in formato PDF, che permette di trasformare qualsiasi file visto con il browser in un file in formato PDF, leggibile dai più comuni lettori presenti nel mondo dell’informatica consumer.
Tutto ciò accade senza appoggiarsi né a programmi esterni né a funzioni che prevedono il pagamento di un costo. I PDF che realizziamo con questo metodo hanno il difetto di non essere editabili ma fanno il loro lavoro. Sono leggeri, semplici da realizzare e tendenzialmente molto compatibili, visto che non utilizzano carattere non incorporabili o strane formattazioni.
Come funziona il modulo di stampa virtuale?
Sia Windows che Mac includono la sopracitata funzione speciale che ci permette di stampare in formato PDF un qualsiasi file inserito all’interno del browser.
Questa funzione, inserita all’interno della normale interfaccia di stampa del browser, possiede le stesse caratteristiche di una più comune stampante e per questo è spesso chiamata stampante PDF.
Quando utilizzata su pagine web complicate, come l’interfaccia di un social network ad esempio, i risultati non sono granché.
Questo accade perché l’interfaccia non viene riprodotta correttamente dal visualizzatore, che si limita a mostrare in maniera coerente e corretta testi ed immagini.
Quando invece quello che vogliamo fare è stampare blocchi di testo o pagina prevalentemente testuali il risultato è decisamente più soddisfacente.
Possiamo definire l’orientamento del pdf, modificandolo tra verticale e orizzontale. Tra le altre cose che possiamo modificare troviamo ad esempio la colorazione: per risparmiare spazio possiamo scegliere di salvare il pdf in bianco e nero.
Ci sono anche diverse impostazioni più legate alla stampa vera e propria che magari possono risultare utili: parliamo di utilizzo di formati cartacei per la creazione del pdf, parliamo di margini personalizzabili e così via.
Una volta scelte le nostre impostazioni non ci basterà altro che scegliere il percorso dove salvare il file PDF utilizzando esplora risorse su Windows o Finder su Mac.
Questa specifica funzione è inclusa in tutti i browser web più famosi ed è richiamabile nello stesso modo in tutti.
È possibile utilizzare la seguente funzione in maniera identica in Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari, Opera, Brave e chi più ne ha più ne metta.
Facciamo attenzione ad utilizzare, in questo caso, la scorciatoia CTRL + P o CMD + P perché stampa la pagina web visualizzata e non soltanto l’email che vogliamo salvare.
NOTA BENE: se facendo clic su stampa notiamo nella parte alta un messaggio di blocco dei pop up, facciamo clic su preferenze nella parte superiore della finestra di Gmail e scegliamo consenti i pop up per mail.google.com.
A questo punto facciamo di nuovo clic su stampa per aprire correttamente la finestra. Questo genere di problema tende ad essere comune se utilizziamo un browser improntato sulla sicurezza e la privacy come Firefox o Brave.
Come fare per salvare una mail come PDF su Windows
Prima di tutto colleghiamoci al nostro account di Gmail, raggiungiamo la mail che vogliamo salvare e apriamola in modo da avere la visualizzazione completa.
A questo punto, nella finestra della nostra email facciamo clic sul menu con i tre puntini in alto a destra e selezioniamo la voce stampa o stampa messaggio HTML.
A questo punto comparirà una nuova finestra, completamente dedicata alla stampa.
Nella parte altra, alla voce destinazione, facciamo clic sul menu a tendina e selezioniamo la voce salva come PDF.
Scegliamo come configurare il layout, se includere i margini, se orientare il messaggio verticalmente, orizzontalmente e così via.
Quando siamo sicuri di aver scelto le cose giuste facciamo clic su salva nella parte bassa dello schermo per creare il file PDF.
Scegliamo il percorso dove salvare il PDF, diamogli un nome e poi premiamo ok.
Ecco fatto, adesso avremo salvato in formato PDF l’email che desideravamo.
Questo processo è replicabile quante volte vogliamo: è semplicemente necessario riaprire la finestra di stampa per ogni email.
Come fare per salvare una mail come PDF su Mac
Esattamente come accade per Windows anche il sistema operativo macOS possiede una funzione per stampare in PDF i contenuti delle pagine web che visitiamo con il nostro browser.
Per questo motivo apriamo il nostro browser di fiducia e apriamo Gmail.
Effettuiamo l’accesso con il nostro account per poter visualizzare tutte le email che abbiamo ricevuto.
Selezioniamo l’email che vogliamo salvare in formato PDF.
Nella finestra dell’e-mail facciamo clic sul menu con i tre puntini nell’angolo in alto a destra; da qui selezioniamo la voce Stampa o stampa messaggio HTML.
Fatto ciò vedremo aprirsi la solita finestra di stampa, la stessa che potremmo aver visto anche su Windows.
Nella finestra di stampa, alla voce destinazione, selezioniamo salva come PDF.
Ricordiamo di inserire le impostazioni che desideriamo scegliendo formato, orientamento, elementi da esportare come PDF e margini.
Una volta che abbiamo realizzato il pdf che desideriamo facciamo clic su stampa.
A questo punto si aprirà una finestra del finder che ci chiederà di dare un nome al nostro file e ci chiederà in quale punto del nostro computer inserirlo. Scegliamo la cartella dove salvare il PDF e poi facciamo clicca su Salva. Questo è più o meno tutto; a questo punto con il finder potremo andare a cercare il PDF che abbiamo realizzato nella posizione che abbiamo specificato. Anche in questo caso il processo è replicabile all’infinito, ci basterà fare clic sul pulsante stampa messaggio HTML una volta per email
