Comprimere file Word: ecco tutti i trucchi per risparmiare spazio

Comprimere i file Word sembra superfluo, ma se lavoriamo con documenti grandi o con molte immagini è importante, soprattutto se dobbiamo inviarli per posta.

Può capitare che le dimensioni del nostro documento Word siano eccessive e che abbiamo bisogno di comprimere i file Word per poterli, per esempio, inviare tramite mail. In particolare, se usiamo file con molte immagini, la grandezza del documento può “esplodere” rapidamente. Ecco alcuni consigli per ridurre le dimensioni dei nostri file di Word, senza che la qualità venga compromessa.

Ridurre le dimensioni dei file Word: Usiamo il formato docx

Il primo metodo che possiamo sfruttare per comprimere file Word consiste nel salvare i nostri documenti con il formato docx. Molto probabilmente lo stiamo già utilizzando, dal momento che è quello predefinito di Microsoft Office dal 2007, ma vale sempre la pena di fare una verifica. Molto spesso infatti, in particolare nella vita da ufficio, si tende a “conservare” i documenti nel formato che si è sempre utilizzato, anche se non è più efficiente.
Per modificare il formato di salvataggio e comprimere Word ci basta aprire il menu File.

Comprimere file word formato file

nell’elenco scegliamo Opzioni.

Comprimere file Word formato opzioni

Dalla finestra che si apre selezioniamo la voce Salvataggio e in corrispondenza con la voce formato di salvataggio per i file assicuriamoci che il formato predefinito sia Documento di Word (*.docx).

Comprimere file word formato opzioni salva

Se invece dobbiamo salvare un documento ingombrante che abbiamo già, ricordiamoci di salvarlo con nome e scegliere sempre il formato .docx

Comprimere immagini Word: il miglior modo per risparmiare spazio

Per ottenere un file dalle dimensioni contenute non dobbiamo dimenticare di comprimere le immagini. L’ideale sarebbe modificare le immagini prima di inserirle nel nostro documento Word, in modo da introdurle già ottimizzate. Infatti a chi non è esperto può sembrare strano, ma anche le immagini scattate con gli smartphone, per esempio, spesso hanno dimensioni molto maggiori di quelle realmente utili all’interno di un documento. L’ideale sarebbe ridurle, per esempio usando un programma di fotoritocco.

Inoltre ricordiamo di usare la funzione Inserisci e poi Immagini per inserire un’immagine nel nostro documento, perché se invece scegliamo di incollarla questa viene inserita in automatico un formato non ottimizzato che occupa più spazio.

Comprimere file Word inserisci immagini

Per un risultato migliore, possiamo anche comprimere le immagini in Word.

Selezioniamo l’immagine, facciamo click sulla voce Formato e poi sull’opzione Comprimi immagini. Possiamo scegliere se eseguire questa operazione sulla singola immagine selezionata o su tutte le immagini presenti nel nostro documento. Questa opzione ha numerose regolazioni “fini”, che possiamo vedere anche nelle istruzioni ufficiali di Microsoft.

Comprimere file Word comprimi immagini

Rimuovere i font personalizzati dal documento

Word ci consente di utilizzare dei font personalizzati per i nostri documenti. Ma se usiamo font non “standard”, Word li allega al documento per permettere anche a chi non li ha di aprirlo. Questo sistema, chiamato font embedding, è senza dubbio comodo, ma rende il documento decisamente più pesante.

Se lo spazio occupato dal documento è la cosa che ci interessa di più, e non utilizziamo all’interno del documento font particolarmente esotici, possiamo disattivare questa funzione per comprimere i file Word il più possibile. Per farlo, torniamo nelle Opzioni passando dal menu File come abbiamo visto nel primo passaggio, e apriamo nuovamente la voce Salvataggio. Questa volta assicuriamoci che la voce Incorpora caratteri nel file sia disattivata.

Comprimere file Word escludere font personalizzati

fonte foto copertina: vecteezy.com/vector-art/117464-free-business-office-vector-illustration

ultimo aggiornamento: 01-01-2019

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