Grazie a questi trucchi, Google Drive non avrà più segreti. Ecco cinque consigli per ottenere il massimo dalla celebre piattaforma cloud.
Google Drive è probabilmente il servizio di archiviazione cloud più utilizzato, grazie anche a una suite di applicazioni di tutto rispetto. Ma se vogliamo andare oltre all’utilizzo base, con alcuni piccoli trucchi, Google Dirve diventa un vero strumento di produttività.
Trucchi Google Drive, risparmiare tempo e fatica
Che si tratti di scorciatoie da tastiera o di funzioni “nascoste”, Google Drive dispone di una grande quantità di opportunità poco note e poco documentate. Ecco cinque di quelle più comode e funzionali per migliorare la nostra produttività.
Usiamo gli URL veloci per creare nuovi documenti
Il primo dei trucchi per Google Drive che può tornarci utile consiste nell’utilizzare gli url veloci che Google ha messo a disposizione per creare rapidamente i diversi tipi di documenti.
In pratica Google ha acquistato alcuni domini .new, che ha poi trasformato in scorciatoie. Noi possiamo sfruttare queste scorciatoie per risparmiare tempo. Per esempio, aprendo l’indirizzo document.new nel nostro browser, Google Drive ci proporrà di creare un nuovo documento di testo. Inserendole fra i preferiti del nostro browser, avremo sempre a disposizione la possibilità di creare raipidamente nuovi documenti, fogli di calcolo e presentazioni.
L’elenco completo delle scorciatoie e alcuni consigli su come sftuttarle al meglio è disponibile in questa guida.
Inviamo una notifica a un collaboratore
Se stiamo lavorando a più mani su un documento, possiamo “taggare” i collaboratori per attirare la loro attenzione.
Per farlo dobbiamo aprire il documento su cui stiamo lavorando, usare il menu Inserisci e scegliere commento.
All’interno del commento possiamo inserire il nome di un collaboratore preceduto dal simbolo @ oppure da + per convocarlo. Riceverà una notifica con il contenuto del commento e un invito a visualizzarlo sul documento.
Inoltre possiamo usare questo strumento anche per invitare nuovi collaboratori fra i nostri contatti: appena digitiamo la @ infatti Google ci offrirà una lista di persone.
Trucchi Google Drive per la ricerca al massimo
Il “bello” di Google Drive è che il sistema di ricerca è molto potente, il che ci permette il lusso di poter essere non troppo ordinati. Proprio per questo è indispensabile usare la ricerca nel modo più rapido possibile.
Il modo più veloce in assoluto è quello di sfruttare la cronologia: basta un click nella barra di ricerca per vedere immediatamente i documenti più recenti. Inoltre ci saremo accorti del completamento automatico delle ricerche, che ci permette anche di fare click direttamente su un documento per aprirlo.
Sul lato opposto dello spettro, possiamo usare la piccola freccia in basso presente nel campo di ricerca per aprire i filtri avanzati, che ci permettono di cercare i documenti non solo per parola chiave ma anche, per esempio, per data di modifica oppure escludendo alcune parole chiave.
Inserire immagini direttamente dal Web
Spesso per abbellire i nostri documenti è indispensabile avere a disposizione alcune immagini, meglio se “libere” per il riutilizzo in modo da non correre rischi. Google Drive ci permette di farlo direttamente. Dobbiamo solo usare il menu inserisci, poi selezionare immagine e infine cerca nel Web.
Una volta aperta questa voce, una barra laterale ci permetterà di cercare su Google Immagini. Una volta visualizzato l’elenco, possiamo fare click sulla lente di ingrandimento nell’angolo in basso a destra di ogni immagine per visualizzare l’anteprima. Al di sotto dell’immagine Google ci mostrerà anche il tipo di licenza per cui l’immagine è disponibile, così saremo tranquilli anche nel caso in cui il documento sia pubblico.
Trucchi Google Drive: un correttore “quasi” personalizzato
Tutti abbiamo una serie di errori che commettiamo più spesso (un esempio? scrivere “perchè” invece di “perché”. Usando la sostituzione automatica possiamo fare in modo che Google Docs sostituisca per noi la parola sbagliata con quella giusta.
Basta aprire la voce Strumenti, poi preferenze e nella finestra che si apre aggiungere tutte le sostituzioni automatiche che vogliamo usare. Naturalmente assicuriamoci che la sostituzione automatica sia attivata.
Fonte foto copertina: commons.wikimedia.org/wiki/File:Google_Drive_Logo.svg (elaborazione)
