Se dobbiamo ridurre le dimensioni di una presentazione, ci sono soluzioni più efficaci di comprimere il PowerPoint. Ecco quelle più utili ed efficaci.
Considerando che le presentazioni di Microsoft PowerPoint sono generalmente accompagnate da tonnellate di immagini, gif, video incorporati, diagrammi, grafici e altri contenuti, non è una sorpresa che si ottengano dei file piuttosto grandi. Comprimere i PowerPoint in alcuni casi diventa una necessità, per esempio se dobbiamo inviarli via email e non possiamo ricorrere al Cloud.
Avere una presentazione molto grande infatti non è sempre una cosa positiva, per una pletora di motivi diversi: i file grandi occupano spazio prezioso su disco, vengono riprodotti più lentamente da PowerPoint e possono generare problemi quando mandiamo le email in base alle impostazioni del server del ricevente per il superamento di limite dimensioni allegati.
Tutti questi problemi sono risolvibili in maniera molto semplice: riduciamo le dimensioni delle presentazioni PowerPoint.
Vediamo insieme i mille modi con cui è possibile “comprimere” i PowerPoint e renderli di dimensioni più contenute
Riduciamo le dimensioni delle immagini
La prima cosa a cui si pensa quando vogliamo risparmiare spazio è ridurre le dimensioni delle immagini presenti nel file.
I file delle immagini possono essere piuttosto grandi e, per nostra fortuna, sono anche semplicemente riducibili di dimensioni attraverso gli algoritmi di compressione sia dentro che fuori PowerPoint.
Convertiamo la presentazione nel formato PPTX
Microsoft ha rilasciato il formato PPTX insieme ad Office 2007 ed è al momento il formato migliore per la creazione e condivisione di presentazioni.
Le differenze tra PPT e PPTX sono semplici: il formato più recente applica una compressione del contenuto, andando a ridurre lo spazio richiesto su disco. In pratica con i nuovi formati, a comprimere i PowerPoint… ci pensa PowerPoint.
Convertire un file PPT in PPTX è molto semplice visto che ci basterà aprirlo con PowerPoint, fare clic su file e poi fare clic su salva file con nome. Sotto al nome del file selezioniamo come formato presentazione standard di PowerPoint (*.pptx).
A questo punto apparirà l’esplora risorse che ci chiederà di definire un percorso dove vogliamo ritrovare il file convertito. Facciamo clic su salva una volta scelto il percorso e osserviamo il file rimpicciolirsi.
Inseriamo le immagini invece di eseguire il copia e incolla
Lo sappiamo, è molto facile farsi tentare da una funzione immediata come il copia e incolla.
Purtroppo incollare un’immagine all’interno di PowerPoint è un problema per noi che vogliamo ridurre al minimo le dimensioni delle immagini, questo perché quando incolliamo l’immagine viene convertita automaticamente in formato BMP o PNG.
Questi due formati sono si comodi, ma anche molto più pesanti del solito JPG.
Per risolvere il problema ci basterà semplicemente inserire le immagini attraverso l’apposito comando, così da mantenerne intatto il formato. Dal menu principale facciamo clic su inserisci, su immagini e infine su inserisci immagini da questo dispositivo.
Modifichiamo le immagini all’interno di un editor apposito, non in PowerPoint.
Quando inseriamo un’immagine in PowerPoint è meglio assicurarsi che non siano necessarie ulteriori modifiche.
Questo perché quando modifichiamo all’interno di PowerPoint il programma salva tutte le modifiche fatte all’interno del file, andando ad ingrandirne le dimensioni.
Ad esempio se trasformiamo un’immagine in bianco e nero, PowerPoint ne conserverà anche la versione a colori. Tutti questi dati extra vengono memorizzati nel file finale e vanno ad aumentarne il peso su disco.
Comprimiamo tutte le immagini nella nostra presentazione
PowerPoint possiede anche delle funzioni per la compressione di immagini e con queste possiamo diminuire ampiamente le dimensioni del file finale.
Attraverso questa funzione possiamo comprimere le immagini singolarmente o tutte insieme.
Vediamo come comprimerle tutte insieme.
Apri la nostra presentazione e facciamo clic prima su file e poi su salva con nome dalla colonna di sinistra. Facciamo clic su questo pc e poi, sotto l’indirizzo di salvataggio facciamo clic sulla voce altre opzioni.
A questo punto si aprirà una finestra di esplora risorse. Di fianco al pulsante salva facciamo clic alla voce strumenti e poi facciamo clic su comprimi immagini, l’ultima voce.
Qui potremo scegliere il tipo di risoluzione delle immagini (in base ai Pixel per pollice, detti anche PPII) nella presentazione. Per ridurre le dimensioni scegliamo il minor numero di PPI possibili e poi clicchiamo su ok.
Assicuriamoci di salvare la presentazione per rendere effettiva la riduzione di dimensioni dell’immagine.
Evitiamo di incorporare i font
Ci sono degli evidenti vantaggi nell’incorporare i font all’interno di una presentazione: tra tutti sicuramente il poter portare la presentazione altrove mantenendone intatto l’impatto visivo.
Tra le problematiche di questa scelta troviamo però l’aumento di dimensioni del file finale.
Incorporare i font nella nostra presentazione potrebbe prevenire problemi in futuro, ma finisce sempre per aumentare le dimensioni del file.
Per evitare di incorporare un font, con PowerPoint aperto, facciamo clic su file e poi su opzioni nella colonna di sinistra. Dalla colonna di sinistra facciamo clic su salvataggio e poi cerchiamo la voce mantieni fedeltà nella condivisione della presentazione powerpoint.
Qui dovremo togliere la spunta alla voce incorpora caratteri nel file.
Usciamo dalle opzioni e salviamo la presentazione per rendere effettive le modifiche.
Evitiamo di salvare una miniatura delle presentazioni.
Molto tempo fa Office permetteva di salvare immagini in miniatura della presentazione in modo da poter avere un’anteprima del file all’interno di Esplora file.
Windows con il passare del tempo è diventato più sofisticato e pertanto non ha più bisogno di questo genere di funzioni; nonostante ciò l’opzione è ancora disponibile nei meandri del programma.
Per disabilitare questa funzione apriamo la presentazione, facciamo clic su file e poi su informazioni.
Da qui facciamo clic sulla voce proprietà nella parte destra dello schermo e poi su proprietà avanzate. A questo punto comparirà una piccola finestra con un sacco di campi compilabili e, in fondo, una voce.
Togliamo la spunta dalla casella di fianco a salva anteprima immagine e poi facciamo clic su ok per completare il procedimento.
Rimuovere le informazioni personali e nascoste dalla presentazione
Microsoft Office memorizza le informazioni personali (come il nome dell’autore) ed altre informazioni all’interno delle proprietà della presentazione, eliminando questi dati andremo a ridurre leggermente il peso del file.
Per farlo apriamo la presentazione e facciamo clic su file.
Facciamo clic su informazioni, su controlla presentazione e poi su controlla documento.
A questo punto apparirà la finestra controlla documento: assicuriamoci che il segno di spunta sia presenta alla voce proprietà del documento e informazioni personali e facciamo clic su controlla.
Alla finestra risultante facciamo clic su rimuovi tutto per cancellare ogni tipo di informazione personale dal documento.
Fonte foto copertina: pixabay.com/it/vectors/sistema-operativo-windows-os-1995434/
